Apostiller un acte de naissance : Procédure et informations essentielles

L’acte de naissance est un document légal fréquemment requis pour diverses démarches importantes. Si vous devez fournir un acte de naissance français dans un pays étranger, il peut être nécessaire de le faire apostiller ou légaliser. Cet article détaille la procédure d'apostille d'un acte de naissance, les coûts associés et les autorités compétentes.

Différence entre apostille et légalisation

La principale différence entre l’apostille et la légalisation réside dans leur usage, leur procédure, et leur champ d'application international. La légalisation est la procédure d'authentification préalable de la signature de l'autorité ayant délivré le document. L'apostille est une procédure simplifiée de légalisation. Elle remplace la légalisation pour les pays où elle s'applique c’est-à-dire les pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Elle atteste des mêmes informations que la légalisation. La légalisation est donc requise entre des pays qui ne sont pas signataires de la Convention de La Haye de 1961.

Procédure pour apostiller un acte de naissance

L’apostille est demandée dans plusieurs pays étrangers. Dans certains pays, à la place de l’apostille, il faudra réaliser une procédure de légalisation. La Convention de La Haye prévoit que l’apostille concerne les actes français adressés à une autorité étrangère. Attention, une seconde démarche d’authentification vient régir les documents étrangers comme l‘acte de naissance à destination de la France : la légalisation.

Il existe deux possibilités pour déposer une demande d’apostille :

• Soit en ligne via le site www.notaires.fr. La plateforme d'apostille en ligne est accessible depuis notaires.fr dans le menu déroulant Nos services en ligne.
• Soit directement dans l’un des 15 centres notariaux d’apostille et de légalisation.

Depuis le 1er mai 2025, 15 instances notariales, conseils régionaux de notaires et chambres interdépartementales de notaires, sont compétentes pour délivrer l’apostille. Il n’y a pas de compétence territoriale. Tous les centres d’apostille et de légalisation notariaux peuvent traiter l’ensemble des demandes. Les adresses postales des Centre d’apostille sont consultables sur le site www.notaires.fr ou directement sur la carte interactive.

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Étapes à suivre

1. Demande de l'acte de naissance original : La délivrance de ce document est gratuite.
2. Traduction de l'acte (si nécessaire) : Si le pays demandeur exige une traduction, vous devrez faire appel à un traducteur agréé. En France, vous pouvez profiter des services administratifs qui permettent d’accéder à un acte plurilingue. Ce document sera alors délivré en plusieurs langues qui sont reconnues dans différents pays. Dans le cas où le pays demandeur de l’acte de naissance n’apparaît pas sur la liste, vous devrez obligatoirement faire appel à un traducteur agréé pour traduire votre acte de naissance en français dans la langue du pays demandeur. Le traducteur se chargera donc de transcrire le document dans la langue officielle du pays étranger.
3. Authentification de la signature du traducteur : Après la traduction de l’acte de naissance faite par un traducteur expert, une authentification de la signature du traducteur est requise. C’est en quelque sorte une deuxième étape préalable à la légalisation. Lorsque l’acte de naissance aura été traduit dans la langue officielle du pays demandeur par un traducteur agréé, il faudra faire authentifier la signature du traducteur en se rendant à la mairie ou devant un notaire. Si la signature est authentique et que le traducteur est assermenté, alors la mairie ou le notaire donnera son accord pour que la procédure se poursuive.
4. Demande d'apostille : Ce sera la mairie qui a établi l’acte (mairie de la ville ou de la commune de naissance) qui se chargera d’apostiller le certificat de naissance. Une fois le formulaire de demande rempli, il est toujours envoyé au service des apostilles de la Cour d’Appel. La demande peut aussi se faire en envoyant une lettre sur papier libre. Afin de vous faciliter le remplissage du formulaire Cerfa, le cas échéant, une notice est disponible en ligne. Pour recevoir l’acte apostillé, il ne faut donc pas oublier de joindre une enveloppe affranchie à son courrier, puisque la réception se fait par voie postale.

Une fois la demande d’apostille en ligne réalisée : Si le document à apostiller est natif numériquement, il n’est pas nécessaire d’adresser une copie papier. Oui, même si la demande s’effectue en ligne, la réglementation exige un envoi postal des documents sur lesquels la formalité doit être apposée, sauf pour les documents natifs numériquement.

Coût de l'apostille

L’apostille d’un acte de naissance ne coûte rien, en théorie. En effet, l’apostille requiert tout de même plusieurs actions payantes. Premièrement, il est nécessaire de demander l’acte de naissance original. Si jamais une traduction se révélait obligatoire, il faut se référer à un expert, engendrant un coût. Après cela, il faut procéder à l’authentification de la signature et cela suppose de se fier à un notaire. Toutes demandes confondues, le traitement de cette procédure d’apostille dure souvent 8 jours maximum. Le délai commençant à la réception du formulaire de demande.

La délivrance des formalités d’apostille et de légalisation donne lieu à une redevance. La redevance doit être payée une fois que la vérification de la signature a été effectuée par le centre d’apostille et que le notaire a apostillé le document. Le règlement de la redevance se fait en ligne sur le site officiel de délivrance des apostilles et des légalisations.

Tableau des redevances

* à compter du jour où les informations nécessaires au traitement de la demande sont disponibles dans la base de données nationale des signatures publiques

** à la demande des personnes physiques ou morales

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Au montant de la redevance, peuvent s'ajouter des frais de réexpédition des actes envoyés par le demandeur si ce dernier n'a pas joint à son envoi une enveloppe préaffranchie ou si le montant du pré-affranchissement n'est pas suffisant. Apostille : quel type de timbre faut-il joindre pour l'enveloppe retour ? Un timbre simple suffit. Il convient cependant de s’assurer que l’enveloppe est suffisamment pré-affranchie.

Redevance apostille : les montants sont indiqués HT. Le taux normal est de 20% mais il peut varier suivant la situation du demandeur.

Délai d'obtention

La légalisation ou l'apostille est délivrée dans un délai de 3 jours ouvrés à compter du jour où les informations nécessaires à son traitement sont disponibles dans la base des signatures visée à l'article 6 du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 et sous réserve du respect des pré-requis nécessaires et spécifiques à chaque typologie d’actes. La liste de ces pré-requis est consultable ci au-dessus sur cette même page.Au regard de leur charge d'activité, certains centres peuvent néanmoins connaître des délais de traitement allongés.

Validité de l'apostille

L’apostille et la légalisation sont généralement valables aussi longtemps que le document auquel ils sont attachés reste valide.

Centres d’apostille et de légalisation

Un accueil physique est organisé dans chacun des 15 centres d’apostille et de légalisation notariaux. Sauf exception, la délivrance de la formalité n’est pas instantanée. Dans l’affirmative, quelle est la procédure à suivre pour demander à être reçu sur place ?

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Voici quelques exemples de centres où vous pouvez vous rendre si vous préférez effectuer votre démarche au guichet :

• Aix-en-Provence : Conseil Régional des Notaires de la Cour d'appel d'Aix-en-Provence.
• Ajaccio : Conseil Régional des Notaires de la Cour d'appel de Bastia.
• Besançon : Chambre Interdépartementale des Notaires de Franche-Comté.
• Guyane-Martinique (Schoelcher) : Chambre Interdépartementale des Notaires Guyane - Martinique.
• Lille : Chambre interdépartementale des Notaires du Nord et de Nord pas de Calais.
• Lyon : Chambre Interdépartementale des Notaires de la Cour d'appel de Lyon.
• Montpellier : Conseil Régional de la Cour d'appel de Montpellier.
• Rennes : Chambre Interdépartementale des Notaires de la Cour d'appel de Rennes.
• Rouen : Chambre Interdépartementale des Notaires de la Cour d'appel de Rouen.
• Saint-Denis (La Réunion) : Chambre Départementale des Notaires de la Réunion.
• Strasbourg : Conseil interrégional des Notaires des Cours d’appel de Colmar et de Metz.
• Toulouse : Chambre Interdépartementale des Notaires de la Cour d'appel de Toulouse.

Pour connaître l’adresse exacte et les coordonnées de chaque centre, consultez le site www.notaires.fr.

Informations complémentaires

• Non, le contenu de l’acte ou du document n’est pas modifié par l’apostille ou la légalisation. L’apostille ou la légalisation certifient l’authenticité de la signature, du sceau ou du cachet mais ne portent pas sur le contenu du document présenté à la formalité.
• Une apostille ne peut pas être apposée directement sur le diplôme orignal. Il est donc nécessaire de faire établir une copie certifiée conforme du diplôme. Cette copie certifiée conforme est délivrée par un officier d’état civil.
• Non, cela n’est pas nécessaire. Cependant, en principe, la traduction présentée avec le document d’origine ne soit pas faire l’objet d’une légalisation ou être revêtue de l’apostille.
• Apostille pour un acte dont le signataire est établi en Nouvelle Calédonie, en Polynésie française, dans les îles Wallis et Futuna ou dans les Terres australes et antarctiques françaises : L'apostille est délivrée gratuitement en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française, dans les îles Wallis et Futuna et dans les Terres australes et antarctiques françaises. Toutefois, vous devez fournir une enveloppe préaffranchie pour la réponse.

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