Déclaration de Naissance : Obligations de l'Employeur et Démarches Essentielles

Votre famille vient-elle tout juste de s’agrandir ? Nos félicitations pour cet heureux événement ! Il faut savoir que les jours suivants la naissance du nouveau-né, vous devez faire plusieurs démarches afin de pouvoir informer votre employeur de votre grossesse ou de la naissance de votre enfant. De plus, la future maman est également tenue d’aviser son employeur de son absence à venir. Le père souhaitant jouir d’un congé de paternité doit passer par cette étape.

Démarches Administratives Post-Naissance

Suite à la venue au monde de votre enfant, et à sa déclaration, un acte de naissance vous est remis par un officier d'État civil. Mais d’autres démarches administratives doivent être entreprises auprès des services de la C.A.F., de l’Assurance Maladie, etc. À quoi ce document sert-il et, surtout, à qui le transmettre ?

Qu'est-ce que l'acte de naissance ?

Il s’agit d’un document juridique certifiant la naissance de votre enfant. Il est délivré par un officier de l'État civil au moment de l’enregistrement de la naissance. Sur l’acte sont mentionnés le nom et la nationalité de l’enfant.

L’un des parents, ou les deux, se rend à la mairie du lieu de naissance dans les 5 jours qui suivent l’accouchement. Vous adoptez un enfant ? Les démarches à réaliser listées ci-dessous sont identiques. Si vous ne détenez pas d’acte de naissance affichant votre filiation, vous devrez fournir votre livret de famille ou le jugement d’adoption avec une copie de la carte d’identité de l’enfant si vous l’avez.

Les 7 démarches indispensables lors d'une naissance :

1. État civil: Déclarer la naissance dans les 5 jours au bureau d'état civil de l'hôpital ou de la mairie.
2. Sécurité sociale: Déclarer la naissance et mettre à jour la carte Vitale sur le site ameli.fr ou par téléphone (au 3646).
3. Caf: Déclarer la naissance sur le site caf.fr ou sur l'appli Caf-Mon compte.
4. Complémentaire santé: Signaler la naissance auprès de la mutuelle.
5. Congé de naissance: Demander un congé de naissance de 3 jours (hors dimanche et jours fériés) auprès de l'employeur du 2nd parent.
6. Congé de paternité: Demander le congé de paternité et d'accueil de l'enfant (25 jours calendaires) auprès de l'employeur du 2nd parent et de la Sécurité sociale.
7. Impôts: Signaler la naissance pour adapter le taux de prélèvement à la source sur le site impots.gouv.fr.

Obligations du Salarié et de l'Employeur

Information de l'Employeur

Après l’accouchement, le père de l’enfant a le devoir d’informer la venue au monde de son bébé à son employeur. Cette démarche est en effet indispensable dans la mesure où le père désire bénéficier de son congé de paternité. Outre cela, la future maman a aussi l’obligation d’aviser son employeur de sa grossesse.

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Votre salarié doit vous informer de la date prévisionnelle de l’accouchement et des dates de début de la ou des périodes de congés au moins un mois avant celles-ci. En cas de naissance prématurée et lorsque le salarié souhaite débuter la ou les périodes de congé au cours du mois suivant la naissance, il doit informer son employeur sans délai.

Vous devez tout de même avertir votre employeur au minimum un mois à l’avance en lui informant la date probable d’accouchement. Une fois que l’enfant est né, le père salarié peut lui annoncer la date exacte de la naissance du bébé et de déterminer par la suite avec l’employeur les dates du congé.

Si la loi vous oblige à avertir votre employeur a minima un mois avant de prendre votre congé paternité, il est préférable de le prévenir que vous attendez un enfant le plus tôt possible. Selon la loi, le salarié peut prendre son congé paternité dans une période de 6 mois suivant la naissance de son enfant. Il doit simplement en informer son employeur au moins un mois à l’avance.

Le salarié informe son employeur de la date prévisionnelle de l'accouchement ou de l'accueil de l'enfant au moins 1 mois avant l'événement. Le salarié doit avertir son employeur au moins 1 mois avant la date de début du congé et de la durée du congé. Si le salarié respecte ce délai, l'employeur ne peut pas refuser la prise du congé. En cas de refus de l'employeur, le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes (CPH). L'employeur peut être condamné à verser au salarié une contravention d'un montant de 7 500 €.

Le salarié prévient l'employeur par écrit ou par oral. Il est préférable, pour des raisons de preuve en cas de litige, d'adresser à l''employeur une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou une lettre remise en main propre contre décharge.

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Congé de Paternité et d'Accueil de l'Enfant

Il est à noter que depuis la date du 1er juillet 2021, la loi a effectué un prolongement de la durée de congé de paternité qui est désormais fixé de 25 jours calendaires. Le congé paternité peut s’étendre jusqu’à une durée de 28 jours.

Le salarié a droit à un congé de paternité et d'accueil de l'enfant après sa naissance. Le congé est accordé au salarié sans condition d'ancienneté. Le salarié bénéficie également du congé quel que soit le type de son contrat du travail (CDI, CDD, contrat temporaire, stagiaire de la formation professionnelle, apprenti, demandeur d'emploi).

Durée du Congé

La durée du congé est différente selon la naissance ou l'accueil d'un enfant ou de plusieurs enfants.

• Naissance ou accueil d'un enfant : La durée du congé de paternité et d'accueil de l'enfant est de 25 jours calendaires.
• Naissance ou accueil de plusieurs enfants : La durée du congé de paternité et d'accueil de l'enfant est de 32 jours calendaires.

Structure du Congé

Le congé de paternité et d'accueil de l'enfant comporte 2 périodes distinctes qui viennent s'ajouter au congé de naissance obligatoire.

1. Période obligatoire de 4 jours calendaires : Le salarié est dans l'obligation de prendre son congé de naissance de 3 jours ouvrables. Immédiatement après le congé de naissance, il doit prendre la 1re période de 4 jours calendaires de son congé de paternité et d'accueil de l'enfant.
2. Période facultative de 21 jours calendaires (28 jours en cas de naissances multiples) : Le salarié peut prendre la 2de période du congé de paternité et d'accueil : cette période est facultative. La 2de période peut être prise immédiatement après la 1re période ou pas, selon le souhait du salarié. Ces jours peuvent être pris en 1 seule fois ou de manière fractionnée. Si ces jours sont pris de manière fractionnée, ils doivent être pris en 2 périodes au plus, comportant chacune une durée minimale de 5 jours.

Le congé doit être pris dans les 6 mois suivant la naissance ou l'accueil de l'enfant. Il peut être reporté en cas de décès de la mère.

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Interdiction d'Emploi

En tant qu’employeur vous êtes soumis à une interdiction d’emploi pendant les 4 premiers jours de congé de paternité et d’accueil de l’enfant. Si la naissance de l’enfant intervient alors que le salarié est en congés payés ou en congé pour évènements familiaux, l’interdiction d’emploi débute à l’issue de la période de congé.

Documents à Fournir

Au moment où vous enverrez la lettre de déclaration de naissance, vous devez également la faire accompagner de l’extrait d’acte de naissance de l’enfant (pour le papa) ou un certificat médical (pour la future maman salariée) réalisé par le médecin traitant, la sage-femme ou le gynécologue. Pour obtenir rapidement ce document, vous pouvez réaliser vos démarches en ligne.

Indemnisation Pendant le Congé de Paternité

Il convient toutefois de préciser que tout au long de cette période, le salarié ne sera pas rémunéré. Cependant, la Sécurité sociale lui versera des indemnités journalières durant ces 25 ou 32 jours, selon le cas, de congé de paternité.

Conditions d'Indemnisation

Pour être indemnisé, le salarié doit remplir toutes les conditions suivantes :

• Prendre le congé de paternité et d'accueil de l'enfant dans les 6 mois qui suivent la naissance ou l'accueil (sauf report du délai pour cause d'hospitalisation de l'enfant ou de décès de la mère)
• Posséder un numéro de sécurité sociale depuis au moins 6 mois à la date du début du congé
• Avoir travaillé au moins 150 heures au cours des 3 mois précédant le début du congé (ou avoir cotisé sur un salaire au moins équivalent à 11 824,75 € au cours des 6 derniers mois précédant le début du congé)
• Cesser toute activité salariée, même en cas de travail pour plusieurs employeurs (en cas de demande de congé chez un employeur et de poursuite de l'activité chez l'autre, la CPAM peut réclamer le remboursement de la somme versée).

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